会议由罗文雄馆长主持，设计单位（中国建筑科学研究院有限公司）负责做方案汇报。设计单位（北京地区）人员在线上从设计理念、建筑风格和功能分区等方面详细介绍了初步设计方案。

根据本次初步设计方案，本项目建筑面积为9263㎡，主要有文物库房和文物保护修复中心两大功能布局。文物库房主要含文物周转站、文物鉴赏室、文物摄影室、文物扫描室、文物数据信息中心及四道安保措施等共计16个库（室），以及连接现有主体展馆区的文物运输封闭连廊通道等；文物保护修复中心主要含编织类文物修复室、金属类文物修复室、书画类文物修复室、竹木器类文物修复室和纺织品类文物修复室等6个修复室和相应配套的实验室等。此外还包括周边道路、绿化等配套工程。

参会人员积极提出相关疑问和修改意见，设计单位（海南地区）人员在现场一一解答大家的疑问，并进一步补充设计方案的相关细节。经过大家的充分讨论，认为本次方案突出了海南民族文化元素，但在功能分区方面还要进行调整，整体上需进一步优化。最后，设计单位将根据本次会议的情况完成设计方案的修改，并准备好下次的汇报工作，以便尽快完成初步设计的工作。

我馆副馆长王扬能、中层干部和修复保管科人员参加会议，二期工程项目代管单位（海南省建设项目规划设计研究院有限公司）相关负责人也一同参加了本次汇报会。